Новый закон по заполнению путевых листов. Порядок и правила заполнения путевых листов. Вместе с тем, ранее

Виды путевых листов: Путевые листы легковых автомобилей

• Форма №3 — Путевой лист легкового автомобиля, такие путевые листы являются первичными документами по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается он в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены.
• Форма №ПЛ-1 – Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, с помощью путевых листов предприниматель, предприятие могут подтверждать и списывать затраты на бензин.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году

Ранее компания или ИП в путевом листе отмечали для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона. Сейчас добавлено: – для организаций – указание ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица); – для предпринимателей – указание ОГРИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). Также добавлен новый реквизит при указаний сведений о транспортном средстве – дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Путевые листы: правила заполнения в 2018 году

• Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
• Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
• Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
• Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки.
По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись. Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции.

Новые правила заполнения заполнения путевых листов в 2018 году

Какие новые реквизиты введены в бланк путевого листа на 2018 год, вы узнаете далее. Бланк путевого листа 2018 года: обязательные реквизиты Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно: 1.

Название – ПУТЕВОЙ ЛИСТ. 2. Номер документа. 3. Период действия. 4. Сведения о владельце транспортного средства. 5. Тип и модель транспортного средства. 6. Государственный регистрационный знак автомобиля. 7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.
8.

Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж. 9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе. 10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

Ii. обязательные реквизиты путевого листа

Что такое путевой лист Так называется специальный документ, подтверждающий факт передвижения транспортного средства, работу водителя, расход ГСМ. Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.
ВАЖНО! Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях.

Путевые листы: правила заполнения и новые бланки 2018 года

Внимание

Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст.

КоАП РФ.). Путевые листы: правила заполнения в 2018 году Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам. Вид ТС Путевой лист, бланк Отличительные особенности в заполнении Форма ОКУД Легковые автомобили № 3 0345001 Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки.

Путевые листы в 2018 году – что изменилось?

Путевые листы грузовых автомобилей

• Форма №4-П – Путевой лист грузового автомобиля (повременная), применяется в случаях оплаты работы по повременному тарифу. Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, отрывной талон передается Заказчику услуг.
• Путевой лист грузового автомобиля служит основанием для учета работы транспортного средства в течение рабочего дня. Если при повременной оплате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество/масса перевезенного груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Бланк путевого листа легкового автомобиля в 2018 году (новая форма)

Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа. Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Сроки хранения и ответственность Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов. Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения.

Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями. Образец заполнения путевого листа Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

• дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, если владелец — юридическое лицо – указывается наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, если собственник ИП – указывается фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона;
• сведения о транспортном средстве, указывается тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства;
• сведения о водителе, ФИО;
• государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа.
• Подпись и ФИО контролера технического состояния машины.

Печать на путевом листе Все путевые листы должны иметь дату выдачи, штамп и печать предприятия, которому принадлежат автомобили.

Обязательные реквизиты для путевого листа 2018

Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя» Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования» Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок) В путевом листе есть отрывной талон для заказчика Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как: 1.

Обязательные реквизиты для путевого листа в 2018

Заполнение путевого листа: образец 2018 Путевой лист (упрощенная форма) Скачать бланк путевого листа 2018 (упрощенная форма) Путевой лист (форма № 3) Скачать бланк путевого листа (форма №3) Штамп механика на путевом листе в 2018 году: образец Как будет выглядеть на бланке отметка механика - компания решает сама. Целесообразно сделать такое же оформление, как в случае с отметкой медика, по аналогии. Проверьте, чтобы отметка обязательно включала в себя дату и время проверки. Образец штампа механика на путевом листе Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции. Это может быть механик или мастер. Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен.

В работе компаний, использующих транспорт, путевой лист — едва ли не главный первичный документ. Читателям «Клерка» нет смысла долго объяснять, насколько он необходим для контроля работы водителя и учета расходов на ГСМ, для начисления заработной платы и исчисления налога на прибыль. Однако у всех порой возникают вопросы, связанные с оформлением путевых листов, особенно после недавнего вступления в силу новых правил.

Напомним, что с конца 2017 в России действуют поправки, изложенные в Приказе № 476 Минтранса РФ. Согласно этому документу, скорректированы требования к заполнению путевых листов, обозначен новый порядок оформления документов, появились дополнительные обязательные реквизиты.

Так, с 2018 года в путевых листах нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица должны указать ОГРН, индивидуальные предприниматели — ОГРИП. В числе обязательных реквизитов должны быть сведения о водителе, о его удостоверении и регистрационные данные ТС. А вот печать печать и штамп в заголовочной части перестали быть обязательными атрибутами. Также появилось требование оформлять путевой лист на день или срок, не превышающий 1 месяца.

Наряду с этим, теперь необходимо подтверждать факт проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств до их выезда с места постоянной стоянки.

В путевом листе нужно указать точную дату и время, когда производился контроль, и далее заверить документ подписью контролера с указанием фамилии и инициалов. Если отметки о прохождении контроля нет, то эксплуатация ТС не допускается. Игнорирование требований о проведении техконтроля грозит серьезными штрафами: 5 000 рублей для должностных лиц и 30 000 для организаций и ИП.

В работе по ведению путевых листов не существует строго утвержденного бланка. И перевозчики могут использовать свои формы, разработанные в соответствии с требованиями и рекомендациями Минтранса. Это право подтверждает письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов». Но есть унифицированные образцы, которые можно использовать в деятельности разных компаний.

Например, для легкового транспорта оптимальная форма путевого листа выглядит так:

Путевой лист для грузового транспорта, как правило, имеет такой вид:

Для того, чтоб не тратить время на поиск образцов путевых листов для разных категорий ТС, мы составили удобную подборку актуальных форм с примерами заполнения.

На сайте компании «АвтоГРАФ» вы можете скачать готовые бланки путевых листов , а также журналы для их регистрации и учета движения.

И, конечно, вам будет полезно узнать из этого материала о том, как разработать формы путевых листов самостоятельно и автоматизировать работу с ними, чтобы сэкономить время себе и своим сотрудникам.

P.S. В ближайшем будущем ожидаются новые изменения в требованиях по ведению путевых листов. Согласно новой инициативе Минтранса РФ, планируется обязать перевозчиков оформлять путевой лист до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов. Также в планах заменить слово «стоянка» на «парковка», а понятие предрейсового и послерейсового медосмотра на «предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового».

Если поправки в Приказе от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» будут приняты, то они вступят в силу с декабря 2018 года. Следить за этой темой и быть в курсе других важных вопросов, касающихся работы автопарков, можно в разделе статей нашего сайта GlonassGps.com .

Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2019 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.

Особенности путевого листа 2019

Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.

ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).

Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:

1. Расчет амортизации.
2. Контроль передвижения ТС.
3. Учет общих расходов на автотранспорт.
4. Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
5. Начисление заработной платы водителям.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2019 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

Разновидности путевого листа

Вид бланка напрямую зависит от типа автотранспорта и сферы его использования. Основные различия прослеживаются в содержании и порядке оформления (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008). Учет п/л ведется в специальном журнале. Новые отдельные бланки введены для следующих категорий ТС:

• грузовые машины;
• легковые автомобили;
• спецтранспорт;
• легковое/грузовое такси;
• автобусы для общественного и иного пользования.

Как только организация определилась с нужной формой бланка, бухгалтер обязан утвердить его в журнале «Учетная политика». Также необходимо поступить при переходе на использование иной формы путевки. Однако чтобы такой документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты в соответствии с новыми правилами заполнения в 2019 году.

Образец заполнения и новые правила оформления

Оформление путевого листа автотранспортного предприятия ̶ обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.

Нередко при заполнении путевого листа на легковой автомобиль применяется специальная программа. С ее помощью можно скрыть ненужные участки бланка, точно определить время пройденного пути, проставить число на документ. Для одинакового оформления путевок все диспетчеры должны владеть навыками работы с указанной программой. Также она значительно упростит работу водителя, у которого теперь есть возможность учитывать итоговую стоимость затраченного на путь топлива и определять точный остаток. Наличие данной программы необязательно, ведь новые бланки разрешается оформлять вручную.

Обязательными условиями оформления являются следующие моменты:

1. Проверка показаний приборов на соответствие записям в документе.
2. Фиксация технического состояния машины уполномоченным сотрудником (мастер, механик).
3. Указание медработником сведений о предрейсовом осмотре водителя.

После рейса путевка передается диспетчеру. Помимо дополнительных сведений в графе №6 «Нулевой пробег» он указывает расстояние от гаражного бокса до начального места погрузки, затем от последнего пункта разгрузки до гаража. Закрытые путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008).Ответственность за ненадлежащее заполнение документации возложена на руководство предприятия и лиц, которые отвечают за эксплуатацию ТС и участвуют в оформлении. Ставя свою роспись в бланке, сотрудник должен понимать, что он ответственен за достоверность внесенных сведений.

Ниже приведен пример правильного заполнения п/л для легкового автомобиля (форма №3) в 2019 году:

Оборотная сторона

Обязательные реквизиты

Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2019 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:

1. Наименование документа.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Информация о собственнике ТС.
5. Тип и модель авто.
6. Регистрационный номер.
7. Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
8. Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
9. Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
12. Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
13. Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
14. Ф.И.О. механика.

Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2019 год.

Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:

• наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
• повышение требований к контролю технического состояния машины;
• упразднение единой формы документа;
• присутствие обязательных реквизитов.

Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.

Предприятия необходимо документировать. Таким образом подтверждаются доходы, произведенные затраты, их целесообразность. Под путевыми листами принято считать те первичные документы, которые отражают расход ГСМ, подтверждают использование транспорта.

Назначение путевых листов

Использование собственного или арендованного транспорта в организации сопровождается заполнением такого вида первичных документов, как путевые листы . Не допускается перевозка граждан, грузов, товара без должного оформления. При этом обязанность по заполнению путевых листов присутствует не только у транспортных предприятий. Наличие документов обязательно и для иных экономических субъектов при эксплуатации автомобилей.

Нередко работники используют и личный транспорт в производственных целях. Работодатели предоставляют таким сотрудникам компенсацию за сопутствующий расход ГСМ. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в таких случаях не отличается от правил оформления подобных документов и в иных случаях. Наличие же путевого листа освобождает от начисления НДФЛ за начисленные компенсации (согласно письму Минфина РФ от 26.07.2013 № 03-04-05/24421).

Прочие организации подтверждают обоснованность расхода топлива при использовании автотранспорта также при помощи путевых листов. На их основании списываются затраты на ГСМ, уменьшается налогооблагаемая база.

Отсутствие путевого листа может послужить поводом для привлечения плательщика к ответственности, так как нарушается порядок учета доходов и расходов.

Оформление путевых листов

Путевые листы могут оформляться с применением утвержденных законодательно и действующих унифицированных форм. Однако учреждения вправе разрабатывать и собственные бланки этих документов при условии, что в них будут присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, его номер и дата его составления;
• реквизиты экономического субъекта;
• содержание хозяйственной операции;
• величина измерения (в том числе и денежная);
• сведения о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• подписи ответственных лиц с указанием должности.

Для каждого вида транспорта (легковой автомобиль, грузовой, автобус, машины специального назначения и прочие) существует определенная унифицированная форма документа. По отношению к нетранспортным организациям допускается возможность применения самостоятельно разработанного бланка путевого листа. Данный факт следует отразить в учетной политике. Примерный образец заполнения путевого листа легкового автомобиля представлен ниже.

Наличие самостоятельно разработанной формы путевого листа легкового автомобиля позволяет продлевать срок использования документа до 1 месяца, в то время как унифицированная форма допускает лишь период действия путевого листа, равный рабочей смене или 1 дню.

Путевые листы ― правила заполнения в 2017 году

При оформлении документов на использование транспортных средств следует учесть, что в законодательстве с начала года появились некоторые изменения. Согласно им, в путевые листы, правила заполнения в 2017 году которых подкорректированы приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17, внесены следующие поправки:

• нет больше необходимости проставлять штамп или печать экономического субъекта в заголовочной части документа;
• требуется указывать дату и время проведения контроля за техническим состоянием автомобиля перед предстоящим рейсом с подписями ответственных лиц.

Новшества вступают в силу с 26 февраля 2017 года. Субъектам, использующим собственные бланки документов, при корректировке форм следует учесть новые требования.